Unsere Erfahrung zeigt, dass bei einem Entscheid für ein Label Management (LBM) Investitions-Überlegungen nur eine untergeordnete Rolle spielen. Risiko- und Nutzenbetrachtungen stehen für die Entscheidung klar im Vordergrund. Trotzdem ist es ratsam, auch den Investitionskosten Beachtung zu schenken.
In diesem Blog zeigen wir Ihnen, wie Sie ein LBM beurteilen und wie Sie dabei den Investitionsaspekt mit einbeziehen können.
Anmerkung des Autors: Bitte beachten Sie, dass hier unsere persönliche Meinung über die Auswahl eines Label Management Systems dargestellt wird. Jedes Unternehmen hat seine eigenen Ansätze und Vorgaben.
Die Kennzeichnung von Produkten an sich ist nicht wertschöpfend. Sie sichert aber die Wertschöpfung, die anderswo in der Unternehmung geschaffen wird: Auch das beste Produkt erzielt am Markt nur den besten Preis, wenn es identifizierbar und rückverfolgbar ist und so zum Beispiel nationalen und globalen Regulierungen und Standards entspricht.
Die Fachliteratur bietet eine Vielzahl von Modellen und Kriterien für die Auswahl und Bewertung von Software. All diese sind grundsätzlich auf ein LBM anwendbar. Wichtig ist, dass man sich nicht im Modell verliert, sondern einen pragmatischen und transparenten Ansatz wählt, um die richtigen Entscheidungsgrundlagen zu erarbeiten.
Daneben gibt es auch Soft-Faktoren wie den Gesamteindruck, Vertrauen und Kompetenz. Diese sind naturgemäss schwierig zu bewerten.
Es geht darum, die Grundlagen für die Entscheidungsträger zu erarbeiten und diese auch ansprechend zu präsentieren. Es empfiehlt sich sehr, nach einem Konzept vorzugehen. Je strukturierter die Vorgehensweise und je transparenter die Ausgestaltung der Bewertung, desto grösser ist die Chance, dass das Resultat und die resultierende Entscheidung von allen Beteiligten verstanden und mitgetragen werden.
Wir empfehlen die Beurteilung nach dem «Magischen Dreieck».
Die Risikobeurteilung soll aufzeigen, wie geschäftskritisch der Kennzeichnungsprozess ist.
Eine saubere und nachvollziehbare Risikobeurteilung ist für jeden Entscheidungsträger zentral.
In aller Regel wird der Nutzen mittels Nutzwertanalyse ermittelt. Eine Gefahr besteht dabei darin, dass man durch Fehler oder eine nicht adäquate Vorgehensweise falsche Resultate erzeugt. Je mehr Kriterien berücksichtigt werden, desto grösser die Gefahr, dass wesentliche Kriterien von unwesentlichen nicht angemessen unterschieden werden können.
Payback / Return on Investment (ROI)
Die Berechnung der Payback Periode oder des „Return on Investment“ (ROI) erweist sich regelmässig als sehr nützlich. Die Schwierigkeit in diesem Ansatz liegt in der Ermittlung der Kosten, da viele nicht direkt zur Verfügung stehen.
Total Cost of Ownership (TCO)
Diesen Ansatz finden wir sinnvoll, wenn zwischen sehr unterschiedlichen IT-Infrastrukturen oder Lizenz Modellen entschieden werden muss. Beispielsweise bei SaaS (Software as a Service) versus Subcription- oder einem On Premise – Modell.
Eine Beurteilung betreffend die Investition in ein LBM ist gleichzeitig einfach wie auch sehr schwierig:
Kosten aller operativen Stunden, die für die Kennzeichnung aufgewendet werden.
Potential: 50%
Durch die Digitalisierung und Automatisierung entfällt Aufwand für Verwaltung und Steuerung (Overhead) sowie manuelles Auswählen von Etiketten-Vorlagen und Ausfüllen von Daten zum Druckauftrag.
Ein Produktrückruf gehört sicher zu den kostspieligsten Fehlern, die in einem Unternehmen auftreten können. Wenn der Fehler auf der Kennzeichnung die Identifizierung oder die Rückverfolgbarkeit betrifft, ist der Schaden noch grösser.
Jeder manuelle Eingriff in der Auswahl des Etiketten-Layouts oder der Datenbestimmung verdoppelt das Risiko, dass dieser Fall eintreten kann.
Fehler, die vor der Auslieferung bemerkt werden, führen zu unplanmässigem Mehraufwand und verzögern oft die Auslieferung.
Analysen von Produktion und Verpackung erzielen oft das Resultat, dass Aufwände der Kennzeichnung ungenügend abgebildet und oft für Verzögerungen verantwortlich sind. Mit einem effizienten Prozess können Verzögerungen bei der Kennzeichnung reduziert werden.
Fehler, die nicht im operativen Betrieb behoben werden können und keine Rückrufe erfordern werden zu Qualitätsfällen. Ein Qualitätsverantwortlicher muss meistens die Fehlerursache finden und Massnamen ergreifen, damit der Fehler in Zukunft vermieden werden kann. Unternehmen, die nicht auf historische Druckdaten zurückgreifen können, tragen meistens die hohen Kosten für die Bearbeitung des Qualitätsfalls, ohne die Ursache genau bestimmen zu können.
Schlechte Systemverfügbarkeiten, schwankende Netzwerkstabilität und fehlende Ersatzprozesse bedeuten Produktionsausfälle und Lieferverzögerungen.
Haben Kunden spezielle Anforderungen an die Kennzeichnung wie beispielsweise ein Private Label, was mit dem bisherigen Kennzeichnungssystem nicht umgesetzt werden kann, können auch Opportunitätskosten durch verlorene Geschäftsmöglichkeiten entstehen.
Unternehmen, die nach der Kennzeichnung nochmals eine visuelle Inspektion durchführen oder Teile vom Kennzeichnungsprozess in anderen Systemen oder manuell freigeben müssen, haben auch hier versteckte Kosten im Prozess.
Hier zählt der Aufwand für die Umsetzung neuer Anforderungen. Hier sind die Anzahl der Personen, die eine Änderung implementieren und die Anzahl der System-Schnittstellen die Kostentreiber.
Der Payback ist nichts anderes als der Kehrwert des Return on Investment (ROI).
Der Return steht für alle Einsparungen, die Sie mit dem neuen LBM erzielen. Dafür müssen Sie alle operativen und versteckten Kosten durchgehen und eine Schätzung für die Einsparung vornehmen. Wenn Sie zum Beispiel eine Minute pro Druckauftrag einsparen und sie pro Jahr 1 Million Druckaufträge ausführen, so haben Sie einen Return von einer Million Euro (angenommen 1 Minute = 1 Euro).
Das Investment ist die Summe aller Ausgaben. Dazu gehören die Projekt-, Lizenz- und Wartungs-Kosten. Infrastrukturkosten wie beispielsweise Servermiete können auch mitgerechnet werden. Wir empfehlen, nur die zusätzlichen Server einzurechnen, da sonst die Server des alten Systems wieder zum “Return” hinzuaddiert werden sollten.
Meistens bekommt man nicht die Zeit, das Resultat einer Nutzwertanalyse im Detail vor den Entscheidungsträgern zu präsentieren. Aus diesem Grund ist es wichtig, sich auf die wesentlichen Punkte der Nutzwertanalyse zu beschränken. Dabei sollte auf folgende Punkte eingegangen werden:
Wir helfen Ihnen gerne bei der Evaluation der für Sie passenden Lösung. Wir haben auch Vorlagen in Excel und PowerPoint, die wir Ihnen gerne zur Verfügung stellen.
